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业务答疑

业务答疑

“公文流转智能管理系统”常见问题答疑

  1、公文流转智能管理系统由什么组成?

  答:主要由核心硬件产品——远光公文智能交换箱和应用管理软件组成,还包括一些配套的辅助设备,如:计算机、条码打印机、扫描枪等。

  2、公文流转智能管理系统的作用是什么?

  答:彻底改变公文流转过程中手工分捡、登记等繁琐的交接手续,通过识读条码、自动记录并生成交接清单,对纸制公文全程追踪,方便查询统计,提高了公文流转工作的效率和准确性、使公文流转工作实现标准化、有效区分责任、实现公文流转工作的安全保密、准确及时。

  3、我们的业务情况很特殊,跟其他单位不太一样,你们的系统能覆盖吗?

  答:我们是解决方案供应商,我们可以根据客户的具体业务情况提出有针对性的解决方案。

  4、公文智能交换箱的分类是怎么分的?

  答:公文智能交换箱按照结构和功能划分为三个系列十几种箱型:A型交换箱每个分户单位都带有条码扫描装置和门禁控制装置;B型交换箱每个分户都带有门禁控制装置,但几个分户合用一个条码扫描装置;C型交换箱没有门禁控制装置,几个分户合用一个条码扫描装置。每个系列又按照分户组合数划分箱型,如B8是8个分户一组的B型箱,A3是3个分户一组的A型箱。

  5、系统项目建设工期一般多长?

  答:一般项目建设工期为三个月。

  6、系统建设期间,我们正常的文件交换怎么办?

  答:系统建设是在不影响用户日常工作的情况下进行的。系统建设期间,正常的文件交换可以继续进行,只在交换箱进场安装调试期间需要占用一定的办公场地。

  7、系统培训多长时间?

  答:系统培训一般在试运行前进行,分两种情况。对于到文件交换区进行文件交换的分户工作人员,系统培训占用半天时间即可;对于文件交换系统的管理人员,公司的技术支持提供一到两周的系统培训。

  8、购买你们公司的产品之后,售后服务怎样?

  答:公司包括一年免费系统维护和终身有偿系统维护。包括远程指导、电话访问、定期的客户回访、及现场解决等维护方式。

  9、我们的收发人员根本不会使用电脑,能学会该系统的操作吗?

  答:我们在多年从事系统开发的过程中,有幸接触到很多负责公文流转的工作人员,我们的产品在设计时充分考虑到工作人员的计算机操作水平参差不齐,还有传统工作习惯等问题,系统的产品设计符合人机工程学原理,软件部分绝大多数靠鼠标点选和扫描条码来操作。因此,在我们的用户中,还没有人反映不会使用系统。同时,我们提供系统使用手册和培训指导,这个问题就更不用担心了。

  10、上了系统之后,交换员是不是不用去交换站了?

  答:交换员目前还需要去交换站。我们系统的作用是管理各单位内部文件的流转过程,应用系统之后,可以与交换站的系统进行数据交换,实现对接。将来交换站如果实现了信息上网,交换单位就可以在专网上查询到交换箱里文件的情况了。

  11、系统是专利产品吗?

  答:公文流转智能管理系统以及核心设备公文智能交换箱是远光首创发明的专利产品。

  12、应用这套系统需要具备哪些条件?

  答:只要有公文流转方面的管理需求都可以应用这套系统,系统对使用人员并没有特殊要求,只需经过简单的培训即可,系统的专用设备可能占用一些办公场地,不过一般问题都不大

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