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业务答疑

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公文流转管理系统与OA系统的关系

  现阶段一般的OA系统是以无纸化为目标的办公系统。其最主要的一个内容,就是以电子公文取代纸质公文,单以技术而论,其实现方式并不是十分困难,但是与其相关的工作方式、工作流程的改变以及立法等方面均存在较多问题。 首先,相关的领导,都要改变在纸上圈阅文件的工作习惯。这个千百年来的传统并不是一朝一夕就可以改变的。 其次,纸质文件在各种场合批阅起来比较灵活,还可以很方便地看到文章前后的连贯关系,这种优点是现阶段的电子文件无法比拟的。 再次,绝大多数工作人员仍将面临改变自己现有的工作方式和内容的问题,重新学习如何使用电子办公系统;并且,所有需要使用政府文件的人,都必须配备有电脑以及其他相关设备。 最后,即使未来对电子公文的有关使用问题形成了完整立法,还需对相关的责任、违法行为、鉴别标准及程序等一系列问题有足够明确的规定,这需要相当长的时间。 由于这些问题的存在,使现阶段的OA处于一个十分尴尬的位置。其最主要问题有: 第一,实际使用中,现在的OA并没有实现“无纸化”,而是电子文件与纸质文件共存。这样就导致了“两层皮”现象的出现,而且纸质文件与电子文件相互转化的过程容易出现脱节,致使OA的推进工作更加艰难。 第二,从单位外部接收的大部分文件都是纸质的,进入单位内部的OA系统需要大量的从纸质文件到电子文件的转化过程,再处理过程中,还要有电子文件到纸质文件的转化过程,产生了巨大的工作量。 对此,办公人员深感头疼,一方面要推进OA的使用,但同时又要不得不面对大量纸质公文,而且纸质文件与电子文件的“不同步”现象也很严重。 远光公文流转系统,本着实事求是的科学态度,承认目前乃至未来很长一段时期内纸质公文与电子公文仍将长期共存的事实。从解决纸质公文流转过程中的现实问题入手,利用先进的信息化技术,缩小传统办公方式与自动化办公之间的鸿沟,并且可以与OA系统紧密结合使用,从而提高现行的办公效率和质量。

  远光公文流转智能管理系统,利用条码自动识别技术,对纸质公文流转工作进行信息化处理,将电子文件与纸质文件建立起对应关系,使纸质文件(物流)与电子文件(信息流)达到同步。其主要处理方式是在产生纸质文件的同时自动生成相应的条码标识,在纸质文件的流转过程中,通过远光的智能交换箱,将投递与接收等环节的信息详细的记录下来。达到纸质文件到达的同时,其相应的电子文件信息以及详细的流转过程新信息也能同步到达,从而顺利解决了纸质文件与电子文件不同步的问题,填补了OA系统不能有效管理纸质文件的空白。 由此可见,远光公文流转系统是主要用以解决纸质文件流转的管理系统,OA系统是电子文件管理系统,两套系统结合起来,可以发挥更大的威力,可以非常有效的对现有的办公方式下的公文流转过程进行全面的管理。 因此,远光公文流转系统与OA并不抵触,相反,两套系统结合使用能发挥更大的作用。而且由于远光公文流转系统基本上不改变现有的工作方式,办公人员比较容易接受,对OA系统的推进会起到非常好的促进作用。

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