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业务答疑

业务答疑

针对《机关公文二维条码使用规范》通知的问答集锦

一、将二维条码应用到公文中有什么作用?

答:如果全国各省、自治区、直辖市党委和人民政府、中央和国家机关各部委、部队和各人民团体都将二维条码都应用到公文中并配合相关应用,就能大大提高这些单位的文件登记效率,提高文件录入的准确率,减少重复登记工作,提高文件管理水平。

二、如何识读公文上的二维条码?

答:对于已经使用信息系统管理文件的单位,收到其他单位发来的文件时,在收文登记时用二维条码识读设备(一般是二维条码扫描枪)扫描文件上的二维条码,该文件的来文单位、编号、标题等信息就会快速准确的自动录入到收文登记界面,不必进行人工录入。

三、这个二维条码系统如何建立?

答:目前,远光公司已经完成了系统的开发工作,可提供给广大用户。它包括:

1、“二维条码生成模块”

    它的作用是生成二维条码,可有几种方式选择:a、可生成可被程序调用的二维条码图像文件,供排版系统调用放置在相应的排版文件上(如方正排版系统);b、将二维条码直接生成在指定的文件上(各种文件类型);c、将二维条码生成能通过条码打印机便可打印出的二维条码不干胶标签(采用这种方式需要购置一台条码打印机)。总之,无论采用哪种方式,操作都非常简单。

2、“二维条码识读模块”

    它的作用是读取二维条码中的文件要素信息,它需要配备一把二维条码扫描枪。将该模块配合文件登记系统(如OA系统)使用,扫描二维条码后,就能够将二维条码包含的文件基本信息解析出来,自动登记到文件登记系统中。如果一些单位原来依靠手工登记的方式管理文件(无OA系统),远光公司可以提供收文登记软件,在这个软件里扫描公文上的二维条码,就可以直接获取文件的信息,实现文件登记的信息化管理。

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