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航天科技集团总部机要文件智能办公实现新蝶变

  www.farshine.com 转载《中国航天报》 新闻发布时间:2006-12-14

  【据中国航天报12月14日报道】 12月4日,一套先进的机要文件智能交换系统在航天科技集体公司总部开始试运行,从此,延续几十年的人工送达文件的交换流转方式被彻底改变。在几天的试运行中,员工们享受到了现代智能办公为工作带来的便利与高效。

  集团公司总经理助理李开民把新系统的优势归纳为:转变了工作模式,改变了原有的手工作业方式,减少了劳动量,提高了工作效率;有利于保密管理,可追溯性强,易于归档;实现了资源共享,信息传递速度快,传播面广,可以快速让所有相关干部员工了解相应信息。

  享受“革命”成果

  走进集团公司总部办公厅收发室,现代、封闭式的机要文件智能交换箱让人耳目一新,以往堆积的文件、厚厚的登记本消失了,分发员忙碌的身影不见了。

  办公厅副主任李旭文介绍,这套机要文件智能交换系统从项目提出到安装调试完成,经过了多次的调研和认真论证,项目方案不断完善。在发展计划部的大力支持下,各部门积极配合,历时近两年时间。集团公司总经理张庆伟对此项目高度重视,专门指示,要求做好这项工作。这一系统整合了收发、保密、核文、打字、机要等多个业务需求,使总部的文件流转交换业务更加通畅,对集团公司办公管理是一次“革命”式的提升。

  在智能交换箱前,机要处处长胡子云向记者示范了处理新到文件的过程。新文件送抵后,只需通过交换箱上的扫描装置,扫描贴在文件上的条码,即可快速区分该文件的编号、缓急等级、密级、来件单位、收件单位、标题等文件信息。扫描装置在对文件进行快速识别后,还同时完成文件信息与集团公司办公网络的信息链接,自动追踪每一件收到的文件,实现文件信息处理的自动化管理。集团公司有关领导和部门可以从自己的办公计算机上,及时了解文件的送达情况,做出处理。

  谈起新智能交换系统给工作带来的变化,胡子云显得非常兴奋。她介绍,每天接收、处理和分发大量文件、信件是办公厅的职责之一。送抵的许多文件、信件都是涉密的。以往登记、分发等工作都是靠人工完成,不仅耗费大量的人力和物力,工作量大的时候,难免有疏漏,还容易出现记录误差,事后查找效率也低。使用新系统后,员工们的工作效率大幅度提高,工作面貌也焕然一新。智能交换系统的数字化安防平台可以监控整个文件交换区,具备实时录像、录像数据存储、调阅等功能。用户用配置的磁卡自助开箱取件;收发文件清单和相关材料可自动记录,随时打印。

  接轨国际水准

  近些年来,航天科技集团公司不断走出去,向国外大型宇航公司、国内外成功的大企业学习先进的管理经验。李开民谈起走访体会感受很多。他说,以沃尔玛为例,在沃尔玛IT大厦墙上,创始人山姆·沃顿写道:没有不断的IT投资就不会有沃尔玛的成长。公司借助自己的商用卫星,就能便捷地实现信息系统的全球联网。通过这个网络,全球几千家门店可在一小时之内对每种商品的库存、上架、销售量全部盘点一遍。这些大型成功企业的信息化建设,值得集团公司学习、借鉴。

  李开民说,集团公司提出了到“十一五”末期,把集团公司打造成国际一流宇航公司,实现“两个1000亿”的宏伟战略发展目标。要实现这一目标,集团公司的办公管理水平同样要与国际接轨,达到国际水准。这也是打造机要文件智能交换系统平台的初衷。

  集团公司总工程师杨海成认为,集团公司领导非常重视信息化建设,在科研生产信息化建设等方面取得了明显成效的基础上,近三年来,加强了在综合管理与办公自动化方面的投入,不断推进此项工作。机要文件智能交换系统的试运行,是在办公系统运行之后,对总部办公自动化工作又一次促进,也使管理信息化的水平再上了一个新台阶。

  杨海成介绍,这次机要文件智能交换系统方案的设计和工程实施,集成了各方面的优势与智慧。集团公司专门成立了领导与工作小组,对该项目进行多次专题研讨。有关人员首先到相关单位学习取经,再结合总部工作的实际,对具体需求流程及运行模式进行了梳理与改进,明确了业务目标及工作任务。集团公司总部、硬件公司、软件公司三方密切联合,聚各家之长,有效地完成了该系统的设计与实施。新系统不仅可以完成对电子文件的网上流转追踪,同时也可以实现纸质文件流转的网络化控制,并且能够做到电子文件与纸质文件的流转同步与控制,是一次创新式的智能办公管理的实践。

  演绎新的商机

  在机要文件智能交换系统设计与开发过程中,集团公司还抓住了一个拓展新市场的商机。智能交换系统使用的交换箱通过竞标,最终选定北京远光通联科技有限公司供货。

  对交换系统是先上硬件系统运行,之后再进行软件集成,还是两者密切集成,一次到位?领导小组一致认为,不仅要突破技术瓶颈,保证一步到位,还要后来居上,达到当前中央企业中的先进水平。兼任神舟软件公司董事长的杨海成提出,让神软公司早期介入,发挥公司在软件设计上的优势,完成远光公司硬件与总部办公系统的软件对接,实现系统的“无缝”链接。

  在与远光公司的合作过程中,神舟软件公司越来越感受到,在办公自动化领域中,办公自动化软件与交换硬件密切结合,形成文件纸介质与电子介质的同步流转与控制,这其中蕴藏着许多商机。在机要文件智能交换系统正式运行后,可以以此为平台,进一步向其他企事业推广,开拓新的市场空间。今年,两家公司签署了战略合作协议,共同携手开发智能办公市场。

  对于今后的发展,李开民表示,机要文件智能交换系统的建立为集团公司文件管理提供了一个很好的平台,是一次“革命”的变革,是办公自动化的组成部分,对于传统工作模式是一个根本的改变。这套系统的建立,可以随时掌握文件的流向,不仅是对传统工作模式的根本改变,也引发了对于今后文件管理的思考。目前,集团公司运行的与办公系统紧密链接的机要文件智能办公系统,在军工系统内已走在前列,并受到了国务院有关部门的关注。待智能交换系统运行平稳后,在完善的基础上,集团公司要在今后2年~3年的时间里,向全系统推动,来提高集团公司的文件管理水平。

                                                                     责任编辑:中国航天工程咨询中心_侯丹

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