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专家访谈

专家访谈

如何看待“无纸化办公”

                                                                              中共中央对外联络部            任锦华

  这几年,社会上关于电子政务实现“无纸办公”的提法比较热门,来部参观的人员也大多提及这一问题。“无纸办公”通常被理解为对某一信息从撰稿、核稿、单位内批核、有关单位批核、主管领导审批、其他领导核批、文书部门登记产生发文号、归档及档案的查阅等全程在网上进行,不打印文稿,其核心要素是确保数据的相对唯一性。从计算机技术发展现状来看,在技术上实现“无纸办公”是比较简单的事情。但在现实工作中有一些需注意的问题:

  首先,应明确机关电子政务的目的是信息共享、辅助管理、规范各方面的工作。是不是将文件打印出来只是个形式的问题。

  其次,目前我国还没有“无纸办公”方面的法律和法规,若干年内也很难出台“绝对的无纸化办公”的法律法规。而党政机关产生的信息有许多是要做为党、国家各项行为的重要依据而留存的。因此,党政机关完全实现无纸办公还是一定时期以后的事情。

  第三,实现“无纸办公”要求机关内部人人都会很熟练地使用计算机,计算机数量及网络系统要达到相当的程度,这对于我国党政机关目前经济实际现状和人员整体素质来说还有一定的差距。

  第四,数据的唯一性问题无法得到绝对的解决,无论是靠数据库的用户管理控制、还是领导用电子笔签名以及其它各种方式,其信息在数据库中都是以一份文件或一条记录的形式保存,也就是说都是可以复制的,但是中央国家机关处理的政务信息都是非常重要的,是党和国家行为的重要依据,因此有必要慎重行事。如使用密码设备对数据进行加密,需经过国家有关职能部门批准。至于“无纸办公”能节约纸张,节约经费更是不了解实际情况的轻率之谈,实际情况是:凡是电子政务工作做得较好的单位,其用于购买纸张的费用一般都比以前多。

  “无纸办公”的应用要根据本单位的实际情况灵活掌握,实事求是,分阶段实施。一般来说,党政机关内部参阅性信息和内部流通的一般信息,在解决涉密信息安全保密问题后,分不同阶段、不同级别逐步采取“无纸办公”的做法,在网上实现共享存贮、传递、按授权查阅。对办件和需要存档和作为某种行为依据的政务信息,打印出纸质文件与电子文件并列运行。所不同的是电子文件可以根据授权使所有相关领导与业务人员,在网上同步了解文件的运转情况和信息内容。纸质文件做为流转、领导批示的实体依据。需注意的是网上的领导批核情况应采取加密的方式存贮,确保领导在网上的批核信息与实体文件上的批示相对唯一性。

 

作者简介:
  任锦华,中共中央对外联络部信息化工作办公室主任,中共中央对外联络部办公厅信息办暨机要处处长,兼任“政务GIS专业委员会”委员、国家档案局科研所OA项目高级顾问,以及中共中央国家机关工委、中共中央文献研究室、国务院港澳事务办公室办公自动化顾问。曾在各种媒体上发表过多篇学术文章。

  

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