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机要收发管理系统

  系统界面图

    系统简介

  该系统针对党、政、军、企事业单位的文件登记管理部门,能够对需要进行条码管理的信件、文件进行扫描登记并打印信封条码标签和带有二维条码的清单,实现文件登记的信息化管理,并能与交换站系统、机要通信系统和邮局系统对接,实现机要交换“核对确认实现率”达到100%,确保交换渠道的文件安全、保密、准确、及时。

  系统主要功能

  1、信件登记功能

  原来工作人员的信件登记都是用登记本来完成的,主要依靠工作人员的手工操作,这种登记方法容易出现登记不准确的情况,而且查询起来很不方便。系统对有号信扫描登记,用鼠标点击选择信件去向,可以准确的登记信件信息。

  2、清单打印功能

  信件登记完毕后,系统可以打印出符合各种渠道需要的清单。如,发往交换站的带有二维条码的清单、发往市机要局的两联单等。清单上有本次发信的数量、编号、去向等信息。如果清单有破损、丢失等情况,系统还提供查询清单、补打清单等功能。

  3、信件查询统计功能

  用手工方式使用登记本登记信件时,要查询几个月以前的信件经常很困难。本系统提供多种条件组合查询功能,能够迅速、准确的查到需要的信件。系统还可以生成信件统计报表,统计工作人员的工作量。

  4、条码打印功能

  系统配备了条码打印机,可以自行打印贴在交换站信件上的条码,还可以打印带有收信单位地址的大标签,贴在信封上,可以代替手抄信封地址的工作,提高工作效率。

  6、渠道箱管理功能(可选)

  系统可设立渠道发信代收箱,各处室需要发到交换站、机要局、邮局的信件可以直接投进相应的渠道发信箱里,系统会自动打印交接清单,实现信件“背对背”的交接,收发人员再在适当时间,打开相应的渠道箱,将待发信件取出,送往各渠道。

  7、文件管理功能(可选)

  可以登记文件的基本信息(文号、标题等),并打印出信封条码标签;可将登记过的信息查询、统计。

  系统主要特点

  1、操作简便,易学易用

  主要的操作都是靠扫描条码和点选鼠标来完成的,很少有敲键盘录入的操作,工作人员无需很多计算机知识就能够学会操作。并且提供鼠标点击和键盘录入两种方式来登记信件去向,以适应不同使用人员的操作习惯。

  2、条码导航技术,自动判断信件信息

  系统利用条码导航技术,扫描条码以后,系统能够自动判断信件的来源和处理方式,自动导入到相应的处理界面上。

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